PROBLEMÁTICA ACTUAL

1CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DUPLICADOS

Esto implica gran acumulación de papeles y ficheros innecesarios como suele pasar con las copias para tareas transitorias realizadas por otras personas o departamentos de los que no ha partido el original. La excusa de la posible utilización del documento en un futuro no siempre ocurre ya que muchas de estas copias acaban en la basura. De hecho, el número de copias duplicadas puede llegar a suponer un porcentaje significativo del total de hojas almacenadas.

2ACUMULACIÓN DE GRANDES CANTIDADES DE PAPEL

La acumulación de grandes cantidades de papel que no se encuentra en período de vigencia.  El espacio es un bien preciado, de ahí que haya que llevar a cabo un control especial de la documentación para no acumular información innecesaria que no dispone de vigencia. Sea por espacio físico de archivo, en el disco duro o en las unidades de almacenamiento, está claro que este tema es clave para poder evitar gastos innecesarios.

3PERDIDA DE DOCUMENTOS

Es unos de los principales problemas de una mala gestión documental. Habitualmente, los documentos digitales se almacenan en directorios o carpetas dentro de discos duros en equipos de trabajo. Esto plantea muchos problemas de seguridad, debido principalmente al acceso incontrolado a los ficheros, las vulnerabilidades de seguridad de los sistemas informáticos que acceden a dichos ficheros, como son virus, sistemas desactualizados, entre otros. Como resultado, la pérdida de documentos es algo frecuente.

4FALTA DE SEGURIDAD

Es habitual que los sistemas no ofrezcan los niveles de seguridad necesarios para proteger la documentación  debidamente. Esto ocurre por las incorrectas configuraciones de acceso y los privilegios de usuarios sobre ficheros.

EL TRAMITE DOCUMENTAL SE DEFINE COMO UN CONJUNTO DE PROCESOS QUE PERMITEN A LAS ORGANIZACIONES TENER EL CONTROL DE LA UBICACIÓN FISICA Y ESTATUS ACTUAL Y PASADO DE LA DOCUMENTACIÓN QUE LLEGA Y SE GENERA DENTRO DE ELLAS, CON EL FIN DE MEJORAR SUS FLUJOS Y DILIGENCIAMIENTO.

SOLUCIÓN

  • Proceso que permite administrar el flujo de documentos para obtener una acción administrativa que conlleve al beneficio de una persona, empresa o de la propia organización.

  • Utiliza normas técnicas y prácticas, procedimientos válidos y la tecnología de la información para construir una herramienta de gestión y de transparencia pública.

MODULOS DE TRAMITE DOCUMENTAL

  • Trámite Externo:

    Recepción, registro, derivación, delegación, archivado, observación y emisión.

  • Trámite Interno:

    Creación, aprobación, emisión, derivación y emisión

  • Reportes de gestión del sistema

  • Configuración:

    Permisos, datos maestros, plantillas de correo, firmas, alertas, etc.

  • Carga Masiva:

    Permite cargar conjuntos de documentos y sus metadatos

  • 1REGISTRO (MESA PARTES)

    • Registrar documento en el sistema
    • Generar sello virtual
    • Imprimir refrendo en original y copia*
    • Digitalizar primera hoja de original con refrendo*
    • Adjuntar documento en SharePoint
    • Notificar al destinatario
    • Iniciar flujo de trabajo de atención
    • Entregar documento físico al destinatario*
    • Buscar documento

  • 2DESTINO (ÁREA USUARIA)

    • Recibir documento
    • Revisar registro del documento
    • Cargar documento completo
    • Copiar a otra área
    • Derivar a otra área
    • Enviar consulta a otra área
    • Delegar a responsable interno
    • Crear y emitir doc. de respuesta
    • Archivar documento
    • Imprimir documento para firma*
    • Firmar documento (manuscrita)*
    • Entregar a mesa de partes*

  • 3EMISIÓN (MESA DE PARTES)

    • Entregar documento a repartidor*
    • Digitalizar cargo de recepción*
    • Adjuntar al sistema cargo de recepción

(*) Proceso fuera del sistema

  • 1REGISTRO (MESA PARTES)

    • Registrar documento en el sistema
    • Elaborar documento
    • Agregar referencias
    • Adjuntar archivos Indicar si requiere respuesta
    • Iniciar flujo de aprobación
    • Enviar observación del documento
    • Firmar con firma digitalizada *
    • Emitir el documento interno
    • Visar y revertir visado

  • 2DESTINO (ÁREA USUARIA)

    • Recibir documento
    • Revisar documento
    • Cargar documento completo
    • Copiar a otra área
    • Derivar a otra área
    • Delegar a responsable interno
    • Elaborar documento respuesta
    • Enviar para aprobación interna del área
    • Emitir respuesta

  • 3EMISIÓN (MESA DE PARTES)

    • Ver historial de acciones
    • Ver historial de accesos
    • Ver árbol de origen
    • Buscar documentos

(*) Consiste en incrustar el digital de la firma manuscrita en el documento Word interno

  • CARGA

    • Registrar masivamente documentos externos (Excel con metadatos y archivos)
    • Registrar masivamente documentos Internos
    • Registro de actividad de la carga masiva (log)

  • CONFIGURACIÓN

    • Gestionar permisos
    • Administrar datos maestros
    • Configurar plantilla de correo
    • Configurar firmas (imágenes)
    • Configurar tiempo de alertas

  • REPORTE

    • Documentos no recibidos
    • Documentos no atendidos
    • Documentos con plazo vencido
    • Documentos por área
    • Documentos cerrados
    • Documentos con el mayor tiempo de atención

EL TRÁMITE DOCUMENTAL SIMULA UN ESCRITORIO VIRTUAL CON BANDEJAS DE ENTRADA Y SALIDA Y ÁREA DE TRABAJO, ENVÍA AVISOS A LAS PERSONAS A LAS QUE SE DERIVAN LAS CARPETAS VIRTUALES Y LES PERMITE ACTUAR SOLO SOBRE ELLAS. LA SEGURIDAD DEL TRÁMITE DOCUMENTAL IMPIDE ACCESOS NO AUTORIZADOS A LOS DOCUMENTOS Y ACCESOS DE SOLO LECTURA O MODIFICACIÓN CUANDO SE REQUIERA. SI LOS TIEMPOS DE ATENCIÓN SON EXCEDIDOS PUEDE CONFIGURARSE AVISOS A LOS USUARIOS O A SUS JEFES.

BENEFICIOS

Reduce el volumen de documentos innecesarios, independientemente de su soporte y los costos asociados al mantenimiento de información redundante.

Incrementa la eficiencia y calidad en la atención de los trámites, recepción y despacho, automatizando los procesos actuales de manera ágil, segura y flexible.

Crea conciencia de la participación en el cuidado del medio ambiente, elimando el uso de papel y reduciendo el gasto en insumos para la impresión de documentos

Implementa procedimientos documentales que garanticen la disponibilidad en el tiempo de documentos electrónicos auténticos.

Aprovecha al máximo el uso de las tecnologías de la información para la optimización de proceso documental.

Cumple con los requisitos legales y reglamentarios, así como con los procesos de auditoría, seguimiento y control.

CASOS DE REFERENCIA

Firma Digital. Banco de la Nación

Video informativo sobre la Firma Digital en los procesos del Banco de la Nación

Firmas Digitales con Office 365 en el Fondo MiVivienda

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