Funciones y herramientas más utilizadas para el trabajo remoto

La realidad actual del país y el mundo nos ha traído cambios inesperados, entre los cuales ha obligado a empresas completas cerrar sus oficinas de un día a otro e implementar el trabajo remoto en casi el 100% de sus empleados. Esto genera una gran preocupación tanto para los empleadores como los empleados, sobre todo para aquellos que nunca han realizado el teletrabajo.
Las funciones que más utilizarás y que tanto tú como tu empleador deben asegurarse de habilitar varían en función al tipo de actividad que realizan por lo que te sugerimos hacer una lista de lo que tu trabajo diario requiere. Sin embargo, aquí te mencionaremos las más comunes:

1. Videollamadas/ Llamadas en conferencia

Necesitarás hacer uso de las reuniones en línea para mantener el contacto y poder llevar a cabo coordinaciones entre equipos.

1. Documentos en la nube

Es importante contar con tus documentos desde cualquier lugar, por lo que según la herramienta que utilicen procura tener la mayoría disponible. En nuestro caso utilizamos One Drive.

1. Documentos colaborativos

Para llevar un mejor manejo de los archivos es ideal editar una sola versión del documento utilizando las versiones colaborativas de herramientas como Office, que te permite usar Word, Excel, Power Point.

1. Chat grupal

Poder crear espacios específicos según proyecto puede ayudarte a organizar y llevar mejor el control de los avances y coordinaciones, así compartir directivas y documentos solo con los involucrados en el proceso.

1. Herramientas de organización

Organizarse y definir tareas durante el día es esencial para poder cumplir los objetivos propuestos, tanto personales como para evaluar el avance del equipo. Para ello existen herramientas como To Do, Planner o Project de Microsoft, o Keep de Google.

Gracias al avance tecnológico, el trabajo remoto aparte de ser posible puede ser muy productivo si se hace de una manera eficaz usando herramientas adecuadas, como las que ofrecen empresas como Microsoft, Zoom o Google que se están esforzando para lograr atender a la creciente demanda. Aquí te mostramos las más populares y completas.

Skype Empresarial:
Fue de las primeras herramientas que permitía realizar llamadas de audio y video dentro de una organización, a la vez permite enviar imágenes y poder discutir sobre ello. También dispone de una opción web, que permite realizar una llamada o videollamada mediante un link, sin necesidad de descargas ni registros.

Zoom:

Se ha convertido en una de las herramientas más usadas para el trabajo remoto, la mayoría de sus funciones son limitadas en el plan gratuito “basic”, ofreciendo mayores beneficios a mayor plan mensual elegido, desde grabación de reuniones, capacidad de participantes y extensiones.

Hangouts Chat:

Esta herramienta no solo permite hacer videollamadas como sería Google Meet, sino que permite compartir notas, videos, imágenes, calendarios, etc. También se puede enlazar con Google Keep , Calendar o las varias herramientas que dispone Google. Como G Suite que está enfocado a empresas y actualmente está ofreciendo reuniones más grandes de hasta 250 personas y la capacidad de grabar de forma gratuita hasta el 1 de julio de 2020, solidarizándose con las empresas.

Microsoft Teams:

Esta herramienta es de las más completas actualmente, permite realizar videoconferencias en equipos de hasta 10,000 personas, además se puede compartir escritorio, documentos, archivos, tomar notas en medio de la videoconferencia y poder recibir los aportes de cada uno de los participantes en tiempo real.

Facilita la creación de canales para poder organizar mejor cada proyecto, además permite incluir herramientas de terceros para complementar el trabajo, algunos ejemplos son Trello, Evernote, incluso el mismo zoom.

Si te preocupa mantener la relación con tus socios de negocio (proveedores u otros), Teams es una de las mejores opciones, pues solo con enviar el enlace a la reunión, el personal externo a tu organización puede conectarse desde la web sin necesidad de instalar el software.

Microsoft es una de las empresas que también se compromete a ayudar a organizaciones en todo el mundo durante el brote de COVID-19, de esta manera, ofrece la herramienta de forma gratuita durante 6 meses parar mantener conectadas a organizaciones y escuelas.

Puedes recibir toda la información que necesitas sobre la versión gratuita aquí.